Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua

Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua - Hóa đơn điện tử là loại hình hóa đơn mới và thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng, đang dần trở thành xu hướng bắt buộc tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều đơn vị lưỡng lự trong việc sử dụng hóa đơn điện tử do còn chưa nắm rõ hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ hợp pháp. Vậy hóa đơn điện tử phải có những nội dung gì để được coi là hóa đơn hợp lệ?

Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC Quy định về hoá đơn điện tử:

“ Điều 3. Hóa đơn điện tử

1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.…

...Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất...”

==> Căn cứ theo quy định trên, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi , nhận lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC Quy định về hóa đơn điện tử:

“...3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết...”

==> Căn cứ theo quy định trên, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các yêu cầu sau:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Thông tư 32/2011/TT-BTC tại Điều 4 Khoản 1 Quy định nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử:

“...Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua)...”

==> Theo quy định trên, người bán sử dụng lựa chọn hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua.

Thông tư 32/2011/TT-BTC tại Điều 6 Khoản 1 Quy định nội dung của hóa đơn điện tử:

“...1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt…..

Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính...”

Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điều 4 Khoản 3 Quy định một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc:

“...a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này...”

==> Căn cứ theo các quy định trên, hóa đơn điện tử phải có các chỉ tiêu sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Đối với những hóa đơn điện. nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.

Bài viết: Các tiêu chí để hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp kế toán không nên bỏ qua

Bạn có thể quan tâm: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu, chữ ký người mua?

** Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

“...a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có
chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính...”

==>Như vậy:

- Nếu DN bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký => Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua

- Nếu DN thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký thì => Hóa đơn điện tử phải có chữ ký

Tags từ khóa: mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ - bản thể hiện của hóa đơn điện tử- hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi - chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy - hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không - hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu - kê khai hóa đơn điện tử - cách xuất hóa đơn điện tử