Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán | Tin tức kế toán | Tin tức

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Lưu trữ chứng từ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có những công ty đến năm năm còn chưa quyết toán xong và các kế toán không làm liên tục trong một thời gian dài trong một công ty, thì những người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khóa học.

Điều 1: Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm:

1- Chứng từ kế toán,gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;

2- Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

3- Báo cáo tài chính,gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm;

4- Tài liệu khác liênquan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh...);các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợitức, phân phối các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư...); các tài liệu liên quan đến nghĩavụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế,quyết toán thuế hàng năm...) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá...); các tài liệu liên quan đếnkiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán...); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quanđến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

luu tru

( Lưu trữ tài liệu kế toán)

Tất cả tài liệu kế toán quy định tại Điều 1 của Chế độ này được phânloại và được bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây:

1- Thời hạn tối thiểu là 5 năm;
2- Thời hạn 20 năm;
3- Thời hạn trên 20 năm.
Điều 13: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm (như phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán củaphòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng...) lưutrữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.

Điều 14: Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lậpbáo cáo tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:

1. Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;
2. Tài liệu kế toán về đầu tư dự án hoàn thành, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từkhi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;
4. Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá,
chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 nămtính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên;
5. Biên bản tiêu huỷ tài liệukế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưutrữ 20 năm tính từ khi lập biên bản.

Điều 15: Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu,có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:

1- Sổ kế toán tổng hợp;
2- Báo cáo tài chính năm;
3- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốnđầu tư dự án hoàn thành;
4- Chứng từ và tài liệu kế toánkhác.
Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Điều 16: Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ 5 năm hoặc 20 năm nhưng có liên quan đến các vụ kiện tụng, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét xử thì không áp dụng thời hạn lưu trữ tại Điều 13, Điều 14, Điều 15 mà áp dụng theothời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.

Điều 17: Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hoả hoạn, tài liệu kế toán bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý tài liệu kếtoán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng, kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan. Hội đồng phải thực hiện các công việc:
Bằng mọi biện pháp phục hồi,bảo toàn các tài liệu có thể phục hồi được;
Tiến hành kiểm kê, xác định số tài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được;
Lập biên bản xác định số tài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán. Biên bảnphải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với tài liệu bị hư hỏng,bị mất.


Tin mới

Các tin khác