Tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theoquy định của chế độ này.

Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ:

1- Tài liệu kế toán lưu trữ củađơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ;

2- Người đứng đầu đơn vị quyếtđịnh thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;

3- Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kếtoán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" và "Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm";

4- Lập "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" và tiến hành tiêu huỷ tài liệu kế toán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nội dung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng.

Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danhmục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ củađơn vị.

 Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được thực hiện ngay trong khi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các hình thức như:đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đãtiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thựchiện các hình thức tiêu huỷ nói trên trước khi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị.