Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán | Tin tức

Thứ 506202019

Hotline: 0962 283 630 - Email: giasuketoantruong@yahoo.com

Quay về Bạn đang ở trang: Home Tin tức Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán

Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán

Sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay . Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế quy mô của từng công ty mà kế toán sẽ có những cách sắp xếp lưu trữ hệ thống chứng từ kế toán.

Còn đối với kế toán mới ra trường mới vào làm kế toán các bạn lúng túng loay hoay không biết cách sắp xếp như thế nào là đúng và thuận tiện cho công việc.Hôm nay mình xin chia sẽ cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học, hợp lý để dễ dàng tìm kiếm khi cần dùng. Để các bạn biết cách xử lý các chứng từ 1 cách hợp lý:

chung-tu-ke-toan

( Sắp xếp chứng từ kế toán)

Hàng ngày các bạn nên làm:

- Chứng từ phát sinh đang trong quá trình xử lý để vào một kẹp file riêng (ghi rõ: chờ xử lý). Tập này được để trước mặt bàn làm việc. Điều này giúp bạn không mất công đi tìm cái gì đang xử lý, đồng thời không thất thoát.

- Mỗi một nghiệp vụ hoàn thành, rút chứng từ đã được xử lý ra khỏi tập chứng từ đang xử lý, kẹp thành một bộ, lưu trữ vào vị trí đã được phân loại cùng chủng loại.

- Cuối ngày kiểm tra lại tập chứng từ đang xử lý để gạch đầu dòng ra những việc còn phải làm cho ngày mai. Nếu có thể gạch ra giấy một danh mục.

- Sáng hôm sau nhìn lại danh mục xem hôm nay mình phải làm những nhiệm vụ gì.

- Cứ như vậy bạn sẽ không để sót một công việc nào, chứng từ được phân loại và sắp xếp luôn và ngay thì sẽ không bao giờ có hiện tượng “Văn hóa gầm bàn, ngăn kéo..” nữa nhé.

- Chứng từ nào sau khi phân tích xong mà thực sự không cần thì gạch bỏ để làm giấy loại.

- Cố gắng sử dụng giấy một mặt một cách tiết kiệm vì môi trường, cũng là vì lợi ích của Công ty.

Khi tách hoá đơn ra khỏi Phiếu Thu (hoặc PC, PN, PX, …) thì nên photo lại 1 bản hoá đơn để lưu kèm với chứng từ đó.

Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự đã khai trên tờ khai hàng tháng để sau này Thuế kiểm tra được nhanh. Trước khi Thuế kiểm tra, kế toán phải tự kiểm đếm lại xem có sai sót tờ nào không.

Với hóa đơn mua vào – bán ra bạn nên kẹp lại theo từng tháng tương ứng với tờ khai mỗi tháng; còn các loại phiếu khác thì tùy theo nhiều ít mà kẹp lại theo từng tháng hay từng quý hoặc năm.

 


Thêm bình luận